Etkinlik pazarlamanız için 5 ipucu ve püf noktası

Pandemi nedeniyle etkinliklerin düzenlenmesini zorlaştıran “sosyal mesafe” kuralı da dahil olmak üzere çeşitli nedenlerden ötürü, etkinlik sezonu tüm hızıyla geri dönüyor. Sektördeki meslektaşlarla yeniden bir araya gelmeyi, yeni kişilerle tanışmayı, mesleki konularda fikir alışverişinde bulunmayı ya da sadece sohbet etmeyi sabırsızlıkla bekliyoruz. Bu iyi bir şey, ancak etkinliklerin sayısında bir artışa neden oluyor; yani oldukça fazla etkinlik düzenleniyor. Peki, mümkün olduğunca çok sayıda konuğu etkinliğe çekmek nasıl başarılır? Başarılı bir etkinlik pazarlaması için sana 5 ipucu hazırladık.

1 | Temel: Web sitesi

Ormanın bir köşesinde bir ağaç devrilirse ve kimse bunu haber yapmazsa, o ağaç gerçekten devrilmiş sayılır mı? İletişim biliminden gelen bu soru, etkinliğinize de kolayca uygulanabilir. Etkinliğin bir yerde gerçekleştiyse ve kimse bunu duymadıysa, gerçekten gerçekleşmiş mi sayılır? Ya da başka bir deyişle: Organizatörler, büfeyi tek başlarına bitirmek zorunda kaldıklarında ne kadar üzülürler?

Yani, katılımın yüksek olduğu bir etkinliğin ilk adımı web sitesidir! Kendi deneyimlerimizden de biliyoruz ki: Bir etkinlikten haber aldığımızda, ancak bununla ilgili bir web sitesi bulamadığımızda, bunu son derece garip buluruz. Acaba yanlış mı duydum yoksa bir şeyi yanlış mı hatırlıyorum?

Endişelenmeyin, bunun maliyetli bir web sitesi olması gerekmez; sadece tüm önemli bilgilerin ve olası haberlerin hızlı ve kolay bir şekilde görülebildiği bir sayfa olması yeterlidir. Bu noktalar arasında şunlar yer alır:

• Etkinlik nerede ve ne zaman gerçekleşecek?
• Etkinlik tam olarak ne zaman başlıyor (giriş, panel tartışmaları, özel gösteriler) – ziyaretçiler, etkinlik başlamadan hemen önce en çok bu bilgileri arıyor.
• Kayıt işlemi nasıl yapılır (belki indirilebilir bir uygulama bile vardır, en azından kişisel kayıt için bir bağlantı veya bir Facebook etkinlik sayfasına yönlendirme olabilir).

Bu tür web sitelerini genellikle “şirket içinde” kendiniz oluşturabilir veya bir ajansla birlikte hayata geçirebilirsiniz. Etkinliğinizle ilgili yapılacaklar listenizin en başına bu sitenin oluşturulmasını koyun; çünkü adres, sonraki tüm tanıtım materyallerinde zaten yer almalıdır.

2 | En Kolay Yöntem: Kendi İletişim Araçlarınızı Kullanmak

Mevcut müşterilerinizi etkinliğinizden haberdar etmenin en basit ve muhtemelen en verimli yolu, halihazırda mevcut olan iletişim kanallarıdır. Etkinliği erkenden duyurabileceğiniz düzenli haber bültenleriniz var mı? Sosyal medya sayfalarınızın akışına bir veya iki duyuru paylaşımı yerleştirebilir misiniz? Belki de etkinliğe bir veya iki sayfa ayırabileceğiniz bir müşteri dergisi yayınlanıyor mu? Burada önemli olan, aşırıya kaçmamaktır. Evet, etkinlik önemlidir; ancak her iletişimde aylarca defalarca bahsetmek, özellikle de bazı müşteriler çoktan kayıt olmuşsa, bir tür bıkkınlığa yol açabilir. 

“Erken duyuru” gibi çok önemli bir noktaya tekrar değinmek gerekirse, burada ne kadar erken o kadar iyi geçerlidir; zira başlangıçta da belirtildiği gibi, etkinlik takviminde büyük bir rekabet söz konusudur. Etkinlik, müşterinin yıllık takviminde kırmızı daire içine alınmışsa, işin yarısı kazanılmış demektir. Bu yeri başka biri kapmışsa, işler zorlaşır (kendini dolduran büfe örneğine bakınız).

3 | Zor Kısım: Yeni Kişilere Ulaşmak

Elbette etkinliğinizde tanıdık yüzler görmek mutluluk vericidir. Ancak yeni yüzler de işinizi ilerletir. Bu potansiyel etkinlik ziyaretçilerine elbette kendi CRM kanallarınız (yani mevcut müşteri ilişkileri) üzerinden ulaşamazsınız. Yeni müşteri kazanımı çok çeşitli bir alan olduğundan ve bu küçük alt başlığın kapsamını aşacağından, sadece şunu belirtelim: Potansiyel yeni müşteriler kimler olabilir ve onlara nasıl ulaşabilirim? İster sosyal medya reklamları aracılığıyla özel hedeflemelerle, ister taktiksel olarak akıllıca yerleştirilmiş açık hava reklam kampanyalarıyla (bu konuyla ilgili makalelerimize bakınız Dış mekan reklamcılığı), potansiyel ziyaretçilerin kimler olacağını bilmiyorsam, bu iş zorlaşır, pahalıya mal olur ve girişte uzun kuyruklar oluşma ihtimali de azalır. 

4 | En üst sınıf: Kişisel davetiyeler

2025 etkinlik takviminde yer ayırtma konusuna tekrar dönelim. Sadık bir müşterinin sana hem maddi hem de kişisel olarak ne kadar fayda sağlayabileceğini düşünürsen, şunların hazırlanmasında tasarruf etme: Davetiyeler. İşte tam da burada yaratıcılığınızı sonuna kadar sergileyebilir, yüksek kaliteli veya temaya uygun malzemeler seçebilirsiniz. Davetiyenin açılması bile başlı başına bir olay haline gelmeli; kişiselleştirmeler sayesinde okuyucu kendini değerli hisseder ve bu baskı (sanat) eserini hemen atık kağıt yığınına atmaz.

Belki de bu tür davetiyeleri tasarlamak için doğru kişi siz değilsiniz, ancak şirketinizde bunu seve seve üstlenecek çalışanlar mutlaka vardır. Eğer durum böyle değilse, bu amaç için de sayısız seçenek mevcuttur. Yakınınızdaki ajanslar, size aktif olarak destek olurlar. Ve bir kez daha: Kişisel davetiyeler, maliyet nedeniyle ihmal edilmemelidir; çünkü bunlar çok önemlidir!

5 | Isıtıcı: Perde arkasına bir bakış

“Gerçek boyuttaki buz heykeli ve ateş yutanlar çoktan geldi”. Her ne kadar haberler her zaman bu kadar ilgi çekici olmasa da, sosyal medya kanalları üzerinden paylaşılmaya değer. Sosyal medyadan bahsetmişken – özellikle etkinlikler söz konusu olduğunda, Facebook’ta bir etkinlik sayfası açmak faydalıdır. Burada ziyaretçiler her zaman en güncel bilgilere ulaşabilir, birbirleriyle bağlantı kurabilir, etkinliğe kimlerin katıldığını görebilir (katılım seçenekleri arasında pek kullanışlı olmasa da sıklıkla kullanılan “belki” seçeneği olmasaydı) ve etkinlik hakkında zamanında hatırlatma alabilirler. Elbette böyle bir Facebook sayfası web sitesinin yerini tamamen almamalıdır, ancak onu kesinlikle tamamlayıcı bir rol oynayabilir.

Etkinliğin perde arkasına bir göz atmak, etkinliğe olan ilgiyi her seferinde yeniden canlandırabilir. Örneğin, çok ilginç bir konuşmacı davet edilmişse veya özel bir catering şirketi ile anlaşma yapılmışsa, bunlar hem katılım teyit edenler hem de henüz karar vermemiş kişiler için bir ölçüde önem taşıyan haberlerdir. Ve evet, buz heykelleri ve ateş yutanlar elbette her zaman işe yarar…